Najem mieszkania dla pracownika a kasa fiskalna

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i wynajmujesz mieszkanie dla swojego pracownika lub zleceniobiorcy, to musisz wiedzieć, jak prawidłowo dokumentować taką transakcję. Czy musisz mieć kasę fiskalną i wystawiać paragony za wynajem? Czy wystarczy wystawić fakturę lub umowę najmu? Jakie są konsekwencje podatkowe wynajmu mieszkania dla pracownika? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Czy wynajem mieszkania dla pracownika jest usługą podlegającą ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, sprzedawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jeśli dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Wynajem mieszkania dla pracownika lub zleceniobiorcy jest usługą podlegającą opodatkowaniu VAT, chyba że jest zwolniona z tego podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT. Oznacza to, że jeśli wynajmujesz mieszkanie dla pracownika lub zleceniobiorcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej ani nie jest rolnikiem ryczałtowym, to musisz mieć kasę fiskalną i wystawiać paragony za wynajem, chyba że skorzystasz z jednego z poniższych zwolnień:

• Zwolnienie ze względu na wysokość obrotu – jeśli nie przekroczysz limitu obrotu wynoszącego 20 tys. zł w poprzednim roku podatkowym, to nie musisz mieć kasy fiskalnej i wystawiać paragonów za wynajem. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów związanych z wynajmem oraz wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż.
• Zwolnienie ze względu na formę zapłaty – jeśli otrzymujesz zapłatę za wynajem bezgotówkowo, czyli za pośrednictwem przelewu bankowego, karty płatniczej lub innego środka płatniczego elektronicznego, to nie musisz mieć kasy fiskalnej i wystawiać paragonów za wynajem. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż.
• Zwolnienie ze względu na rodzaj sprzedawanej usługi – jeśli świadczysz usługę najmu lokalu mieszkalnego na własne cele mieszkaniowe osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej ani niebędącej rolnikiem ryczałtowym, to nie musisz mieć kasy fiskalnej i wystawiać paragonów za wynajem. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest zawarcie pisemnej umowy najmu oraz prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów związanych z wynajmem.

Jakie są konsekwencje podatkowe wynajmu mieszkania dla pracownika?

Wynajem mieszkania dla pracownika lub zleceniobiorcy może mieć różne konsekwencje podatkowe w zależności od tego, czy traktujesz go jako koszt uzyskania przychodu czy jako świadczenie pieniężne.

• Jeśli traktujesz wynajem mieszkania jako koszt uzyskania przychodu, to możesz odliczyć od przychodów z działalności gospodarczej kwotę wynajmu oraz koszty związane z utrzymaniem mieszkania, takie jak czynsz, media, ubezpieczenie, remonty itp. Warunkiem odliczenia jest posiadanie faktur lub innych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków. W takim przypadku nie musisz doliczać do wynagrodzenia pracownika lub zleceniobiorcy wartości wynajmu mieszkania ani odprowadzać od niej składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Musisz natomiast rozliczać się z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) i podatku od towarów i usług (VAT) na zasadach ogólnych lub na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
• Jeśli traktujesz wynajem mieszkania jako świadczenie pieniężne, to nie możesz odliczyć od przychodów z działalności gospodarczej kwoty wynajmu ani kosztów związanych z utrzymaniem mieszkania. Musisz natomiast doliczyć do wynagrodzenia pracownika lub zleceniobiorcy wartość wynajmu mieszkania i odprowadzać od niej składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Musisz również rozliczać się z podatku od towarów i usług (VAT) na zasadach ogólnych lub na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Podsumowanie

Wynajem mieszkania dla pracownika lub zleceniobiorcy jest usługą podlegającą opodatkowaniu VAT, chyba że jest zwolniona z tego podatku. Jeśli dokonujesz sprzedaży tej usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, to musisz mieć kasę fiskalną i wystawiać paragony za wynajem, chyba że skorzystasz z jednego z zwolnień ze względu na wysokość obrotu, formę zapłaty lub rodzaj sprzedawanej usługi. Wynajem mieszkania dla pracownika lub zleceniobiorcy może mieć również różne konsekwencje podatkowe w zależności od tego, czy traktujesz go jako koszt uzyskania przychodu czy jako świadczenie pieniężne.